To enkle veje til større arbejdsglæde

Det har været en kæmpe opgave at rulle MitID ud til fem millioner borgere i Danmark. Det har i perioder skabt travlhed hos medarbejderne i Nets/Nexi og perioder med et voldsomt arbejdspres, stress, dårlig stemning og dalende arbejdsglæde. Det kan ikke være anderledes. Eller kan det?

Jo måske, tænkte Signe Damgaard, der er service konsulent i eID Solutions og arbejdsmiljørepræsentant for cirka 40 kolleger.

Hun deltog nemlig i BFA’s arbejdsmiljødag i marts, hvor hun hørte, at de i Nets måske ikke adskilte sig fra mange andre moderne arbejdspladser: Målinger har vist, at vi faktisk bliver forstyrret i vores arbejde hver 43. sekund af enten telefon, chats eller mails. Men hun hørte også, at Future Work Lab havde haft et forsøg med fordybelsestid til arbejdet i pensionsselskabet Velliv, der både havde øget trivsel og arbejdsglæde.

”Der var vi så heldige, at det ville Future Work Lab gerne hjælpe os i gang med. Samtidig fik jeg fuld opbakning fra min chef og fra HR som syntes, at det lød spændende. Selv om HR ikke selv havde ressourcer til at bidrage”, fortæller Signe.

Hvad vil kollegerne tænke?

Fordybelsestid handler ikke om at sætte sig i skrædderstilling med lukkede øjne ovre i hjørnet og meditere over livet. Det er bare en anden måde at arbejde på, der måske i virkeligheden gør arbejdsdagen langt mere effektiv.

De fleste kender den stressende følelse af at have for mange bold i luften, hvor bunken af opgaver vokser, fordi det ikke er muligt at få sagerne afsluttet. Her giver fordybelsestid mulighed for at gøre sagerne færdige og komme videre. Faktisk var det netop muligheden for at kunne arbejde uforstyrret, der blev fremhævet som den største glæde ved hjemmearbejdet, da Covid-19 lukkede Danmark ned.

”Da vi præsenterede ideerne, var kollegerne meget positive, men der var også en bekymring hos enkelte kollegaer i forhold til, at projektet ville gøre arbejdsdagen længere, da de jo skulle følge op på de konsulenter og kollegaer, som havde haft brug for dem under fordybelsestiden. Desuden var der i serviceteamet en nervøsitet for, om kollegerne ville opfatte det som ok, hvis de forlod telefonerne for at fordybe sig”.

Respekt og accept

Aftalen blev til start en frivillig ret til tre timers fordybelsestid om ugen. Enten sammenhængende eller i portioner, alt efter den enkeltes behov. Medarbejderne skulle selv lægge det ind i kalenderen og slukke for alle devices. Og for at gøre det synligt i rummet skulle de sætte et flag på deres bord, som signal om, at de ikke måtte forstyrres. Der gik det ikke med dannebrogsflag, som ville betyde at alle kom hen og ønskede tillykke. Valget faldt i stedet på et regnbueflag. Eksperimentet løb i seks uger med pitstops undervejs.

”Det viste sig, at kollegerne havde det ok med og respekterede, når man havde brug for fordybelsestid. Akkurat som, hvis du skulle til et møde, hvor du heller ikke er tilgængelig. Men du kan ikke ramme alle og behovet for fordybelsestid var forskellig. Mange i serviceteamet har ikke brug for så lang tid, mens designerteamet sagtens kunne bruge længere tid, fordi de arbejder mere projektorienteret”.

Bedre og mere afslappet stemning

Ifølge Signe handler fordybelsestid bare om at lære at arbejde på en anden måde. Derfor er fordybelsestid nu blevet en fast mulighed i afdelingen for dem, der har behov. Selv om det siden har været sommerferie og kollegerne er vendt tilbage med fornyet energi, har det ifølge hende været en succes.

”Måske især for dem, der har det største behov. For en kollega som tidligere var meget presset har denne time out virkelig forandret meget. Men det er også min fornemmelse, at stemningen generelt er blevet bedre og mere afslappet. Det har betydet meget for arbejdsglæden”, siger hun og fremhæver en vigtig pointe for andre, der vil gøre forsøget:

”Det har betydet rigtig meget, at det ikke bare er mig, der har stillet mig op på en ølkasse med et projekt. Chefen gik selv foran og brugt fordybelsestiden og har stået ved min side hele vejen. Det har skabt en respekt for projektet blandt kollegerne”.

Desuden har Signe også haft møde med ledelsen i Nets for om muligt at få bredt det ud til hele organisationen, og reaktionen var utroligt positiv.

12 medarbejdere i fem lande

Et andet sted i Nets/Nexi sidder Rolf Bollmann. Han er tillidsrepræsentant og Product Manager i afdelingen IeS Processing Enablement. En afdeling, der har haft helt andre udfordringer. Dels er den relativt ny, og de 12 medarbejdere er spredt ud i fem forskellige lande.

”Man klarer sine egne opgaver, og der kan være meget langt fra Norge til Indien. Nogle kendte stort set ikke hinanden, og selv om vi er flest i Danmark, så arbejder vi hjemme på forskellige dage. Så det er meget sjældent, at vi alle er der samtidig”, fortæller Rolf.

Men så fik han via fællestillidsrepræsentant Frank Olsen en invitation fra Future Work Lab til at være med i et seks ugers forsøg, der meget enkelt går ud på at få hybridarbejdet til at fungere bedre fagligt og socialt.

”Det var lige noget for os i vores situation, og heldigvis har jeg en fantastisk chef Anna (Akjsonova), hun var på med det samme og sagde, at det skulle vi selvfølgelig prøve”.

Det jeg laver – og den jeg er

Future Work Lab kalder konceptet for Hybrid Puls. Konkret skulle afdelingen holde to møder på teams om ugen af hver 15 minutters varighed, hvor alle deltog med tændt kamera. Det første om tirsdagen skulle være fagligt, og det andet om torsdagen en slags virtuel kaffepause, hvor deltagerne ikke måtte snakke om arbejde.

”Tirsdagsmøderne valgte vi efter lidt småjusteringer at bruge på, at en hver gang præsenterede sig selv som person, med faglige kompetencer og opgaver, man udførte. Mens torsdagen var en slags fri leg, hvor vi kiggede hinanden i øjnene. Her gik snakken overraskende let. Folk fortalte om, hvilke planer de havde i weekenden, om deres hund eller interesse for fodbold osv.”, fortæller Rolf.

Han understreger, at det er vigtigt, at man undervejs tager en fælles snak om, hvad der fungerer og skræddersyr forsøget, så det passer til afdelingens egne behov.

Tættere arbejdsfællesskab

Her fik de lagt snittet og trådet nålen så godt, at en efterfølgende online-undersøgelse gav topkarakterer til en række forhold. De følte et stærkere arbejdsfællesskab, havde fået en bedre forståelse af kollegerne arbejdsområder og kompetencer og var nu blevet mere trygge ved at bede om kollegernes hjælp.

”Når vi førhen ikke kendte hinanden, så spurgte man ikke bare ud i blinde om, hvem der kan hjælpe en. Men nu, hvor vi kender hinandens faglighed, så kan vi kan række ud til den, der tidligere har haft de samme udfordringer”, siger Rolf.

Han fortæller, at undersøgelsen også viste, at der var et udbredt ønske om at fortsætte. Især de virtuelle kaffepauser var populære. Der er også en klar anbefaling fra deltagerne til, at andre afdelinger i Nets/Nexi prøver det af.

”Det har absolut været en succes og et godt format, som vi fortsætter. Vi har løst snakket om, at når vi er igennem alles præsentationer, så går vi over til runder omkring bordet i forhold til aktuelle udfordringer blandet med orientering fra vores leder. Desuden arbejder jeg på, at vi får lavet nogle korte E-learningsvideoer, der kan forklare og inspirere andre i Nets/Nexi til at prøve det af”, forklarer Rolf. Han siger om hybridarbejde generelt:

”Jeg er faktisk stor tilhænger af, at vi mødes fysisk. Det er bare ikke den verden, vi og flere og flere andre lever i. Derfor må vi finde på bedre måder at gøre det på”.